Quand on découvre MyClub, une notion est particulièrement importante à comprendre : les groupes.

Les groupes servent bien sûr à rassembler des membres : Adhérents, Bénévoles, Conseil d'administration, Communication…

Mais ils ont surtout un rôle fondamental : la gestion des droits de MyClub repose entièrement sur les groupes.

Imaginez des clés

Un membre peut avoir plusieurs clés : Adhérent + Bénévole + Communication

Certaines clés sont simplement là pour identifier un groupe de personnes, d'autres donnent accès à des fonctions particulières.

Par exemple :

• « Gestion des personnes » → permet de gérer les adhérents.
• « Gestion des événements » → permet de gérer les événements.
• « Rédacteur » → permet de rédiger des articles.

Les droits ne sont donc pas attribués directement à une personne, c'est son appartenance à un groupe qui lui donne ses droits, et si elle appartient à plusieurs groupes, elle bénéficie des autorisations de chacun d'eux.

Tous les groupes ne donnent pas de pouvoirs

Un groupe peut simplement servir à rassembler des personnes. Par exemple, le groupe « Sorties vélo » peut permettre de savoir qui participe aux sorties, sans donner aucune autorisation administrative.

Ces groupes peuvent même être auto-inscriptibles : chaque membre peut alors décider lui-même de rejoindre le groupe. Un groupe qui donne des pouvoirs administratifs ne sera évidemment pas auto-inscriptible.

Et le Webmaster dans tout ça ?

Le compte Webmaster possède une prérogative particulière :

• Il peut créer les groupes auxquels sont attachées des autorisations.

C'est une responsabilité importante, puisque ces groupes peuvent donner accès à des fonctions administratives.

Mais cela ne signifie pas que le Webmaster doit ensuite tout faire lui-même, une fois les groupes créés, les membres qui en font partie peuvent exercer les responsabilités correspondantes.

Par exemple, si Sophie appartient au groupe « Gestion des personnes », elle peut gérer les adhérents sans avoir besoin d'être Webmaster.

Une organisation qui suit celle de l'association

C'est finalement assez proche de la vie réelle d'une association.

Le président, le trésorier, le responsable des adhérents ou le responsable des événements n'ont pas besoin d'avoir « toutes les clés ».

Ils ont simplement les clés correspondant à leur responsabilité.

MyClub fonctionne de la même manière :

• Personne → Groupe → Autorisation → Fonction accessible

Et c'est pourquoi les groupes sont véritablement le cœur de la gestion des droits dans MyClub.

Et si votre association compte beaucoup de groupes ?

Lorsque le nombre de groupes augmente, il peut devenir difficile de s'y retrouver. Il est alors utile de définir une taxonomie.

Derrière ce mot un peu savant se cache une idée simple : adopter une règle commune pour classer et nommer les groupes.

Par exemple, une association peut décider de nommer ses groupes en indiquant successivement le domaine, l'activité et, si nécessaire, le lieu. Chaque niveau est séparé par un tiret (-).

Voici quelques exemples :

• Sport-Velo-Dijon
• Sport-Velo-Beaune
• Sport-Randonnee-Dijon
• Culture-Theatre-Dijon
• Culture-Musique-Beaune

Dans ces noms :

• le premier niveau indique le domaine : Sport ou Culture ;
• le deuxième précise l'activité : Velo, Randonnee, Theatre ou Musique ;
• le troisième indique le lieu, lorsqu'il est utile : Dijon ou Beaune.

Cette convention facilite la lecture et le classement des groupes. Elle permet aussi de repérer rapidement les groupes qui concernent un même domaine ou une même activité.

L'essentiel est de choisir une règle simple, adaptée à votre association, et de la respecter pour tous les groupes concernés.

💡 En résumé

• Webmaster : seul habilité à créer des groupes avec autorisations et à y inscrire des membres.
• PersonManager : peut créer des groupes sans autorisation et y inscrire des membres. Il peut également créer des groupes auto-inscriptibles, sans pouvoir y inscrire les membres.
• Membre : peut s'inscrire et se désinscrire lui-même dans un groupe auto-inscriptible.

Les groupes sont donc bien plus qu'une simple liste de membres : ils permettent à chaque association d'organiser ses activités et de répartir les responsabilités, tout en maîtrisant les droits accordés à chacun.