Si votre association organise des événements, il faut commencer par définir les types d'événements, leurs attributs et les besoins qui peuvent leur être associés.

Pour définir tout cela, il faut disposer de l'autorisation EventDesigner.

Selon le type d'association, on pourra par exemple trouver :

• Compétition
• Entraînement
• Formation
• Réunion
• Sortie
• ...

Mais quelle est la différence entre un type d'événement, un attribut et un besoin ?

Type d'événement ou attribut ?

Prenons l'exemple des réunions, on pourrait définir un type Réunion et utiliser un attribut pour préciser « club » ou « staff ».

Mais un attribut sert simplement à préciser un événement. On peut le voir comme un adjectif.

Par exemple, pour une compétition, on pourra avoir les attributs :

• Régionale
• Nationale
• Nature
• Circuit

Un événement pourra alors être une compétition nationale et sur circuit, ou une compétition régionale et nature. Il n'est donc pas nécessaire de créer un type pour chacune de ces variantes.

En revanche, « club » et « staff » peuvent avoir une conséquence beaucoup plus importante. Une réunion staff peut être réservée aux membres d'un groupe particulier, par exemple le conseil d'administration.

Si « staff » est un attribut de « réunion », il n'est pas possible de lui associer cette restriction. En créant deux types d'événements :

• Réunion club → visible par tous les membres du club
• Réunion staff → visible uniquement par les membres du conseil d'administration

on peut adapter les événements aux groupes auxquels ils sont destinés.

On peut donc retenir une règle simple : Le type dit ce qu'est l'événement, l'attribut le précise.

Et les besoins ?

Le principe est similaire : on définit d'abord des types de besoins, puis les besoins correspondants.

On retrouvera souvent des types comme :

• Action : autorisation, réservation...
• Boisson : eau, café, jus de fruit...
• Intervenant : formateur, arbitre, conférencier...
• Matériel : vidéoprojecteur, tables, chaises...
• Participant : bénévoles, arbitres, encadrants...

Lors de la création d'un événement, on peut ensuite indiquer les besoins nécessaires. Une formation pourra par exemple nécessiter un formateur, une salle, un vidéoprojecteur et du café. Une compétition pourra nécessiter des arbitres, des bénévoles, du matériel et une autorisation.

Une définition qui peut évoluer

Définir correctement les types d'événements, les attributs et les besoins demande de bien connaître le fonctionnement de l'association. Il n'est cependant pas nécessaire de trouver la structure parfaite dès le départ. L'association évolue, ses événements évoluent et ses besoins aussi.

Avec EventDesigner, il est possible de faire évoluer cette définition à tout moment : ajouter un type d'événement, modifier ses attributs, créer un nouveau type de besoin ou simplement ajouter un besoin. L'objectif est de construire progressivement une organisation qui colle au plus près des besoins réels de l'association.

Avec MyClub, la définition des événements n'est pas figée : elle évolue avec votre association.