Le monde est petit ! Un des nouveaux membres du bureau de cette association était adhérente dans une de mes autres associations. Celle-ci disposait d'un site internet historique que j'avais moi-même mis en place en 2012...

Seulement voilà, avec le temps, le site n'était plus vraiment mis à jour. L'heure de la modernisation a donc sonné !

Voici les grandes étapes de ce déploiement, pas à pas.

Step 1 : Dire adieu aux pages perso Free.fr

Pourquoi avoir abandonné l'ancien hébergement Free ? Tout simplement parce que la version de PHP proposée là-bas — déjà bien à la traîne en 2012 — n'a pas évolué.

Or, pour faire tourner MyClub, il faut une version moderne : PHP 8.4 ou plus.

Nous avons donc opté pour un hébergement gratuit proposé par Alwaysdata, parfait pour accueillir la nouvelle structure.

Et pour l'installation c'est vraiment pas compliqué. On vous dit tout ici.

Step 2 : Définir les groupes et créer les accès

Avant même de charger la liste des adhérents, une étape fondamentale consiste à structurer les rôles et permissions.

1. Définition des différents groupes d'utilisateurs (bureau, membres, encadrants...).

2. Création manuelle des premiers comptes utilisateurs pour l'équipe d'administration.

Ici ont explique le coté fondamental des groupes dans MyClub.

Step 3 : Préparer l'historique des membres (depuis 2006 !)

L'association dispose d'un historique riche avec un fichier Excel comptabilisant plus de 300 lignes et retraçant les adhésions depuis 2006.

Pour préparer le terrain :

• Exportation simple du fichier au format CSV.

• Configuration des champs personnalisés dans MyClub : il a fallu ajouter plus de 20 colonnes spécifiques pour conserver toutes les métadonnées historiques.

Step 4 : L'importation finale

Une fois les colonnes créées dans MyClub :

1. Lancement de l'outil d'importation CSV.

2. Réalisation du mapping des colonnes (association des champs du fichier CSV avec ceux de MyClub).

3. Validation de l'import.

Et voilà ! 327 comptes d'adhérents importés en quelques clics, prêts à être gérés sur un site tout neuf !

💡 Le petit plus : le duo MyClub + Tableur n'est pas terminé !

Une fois l'importation initiale réussie, vous pourriez penser que le tableur est définitivement rangé au placard. Pas du tout !

Si vous devez un jour mettre à jour un grand nombre de membres en une seule fois (pour modifier plusieurs adhésions, réassigner des catégories ou faire de gros copier/coller sur plusieurs lignes et colonnes), le faire fiche par fiche dans le navigateur peut vite devenir fastidieux.

C'est là que l'interaction entre MyClub et votre tableur préféré prend tout son sens :

1. Exportez la liste de vos membres (actuels et désactivés) au format ODS directement depuis MyClub.
2. Ouvrez le fichier dans votre tableur préféré pour effectuer rapidement toutes vos modifications de masse (copier/coller, filtres, modifications groupées).
3. Glissez-déposez simplement le fichier modifié dans MyClub pour appliquer toutes les mises à jour en un seul coup !

En résumé : MyClub s'occupe de la gestion au quotidien, et le tableur reste votre meilleur allié pour les opérations de masse.

(Retrouvez le détail complet du fonctionnement de l'import/export ODS dans cet article dédié).